Aufgabenstellung
Die Multimoment-Aufnahme eines Händlers hat ergeben, dass der Anteil „kundenferner“ Tätigkeiten hoch ist und sich die Besetzung der Verkaufsfläche nicht durchgängig an der Kundenfrequenz orientiert. Dadurch stehen die Mitarbeiter weniger für die Kundenberatung zur Verfügung als gewünscht. Außerdem klagen die Mitarbeiter über zum Teil zeitintensive Prozesse. Für diese Tätigkeiten ist im Rahmen der Personaleinsatzplanung nicht ausreichend Zeit vorgesehen. Erste Prozessbeobachtungen ergaben, dass bestimmte Prozesse einen höheren Aufwand haben als es in der Branche üblich ist.
Mittels einer Ist-Prozessanalyse sollen Optimierungspotenziale erkannt und die Wirtschaftlichkeit ihrer Realisierung bewertet werden.
Vorgehen im Projekt
Basierend auf der Prozessstruktur und -Clusterung aus der Multimoment-Aufnahme werden in einem Store für alle mengenabhängigen Prozesse Zeitaufnahmen durchgeführt. Prozesse, die in keiner Mengenabhängigkeit stehen, erhalten in Rücksprache mit dem Store Management einen fixen Zeitwert.
Anhand der ermittelten Prozesszeiten werden Zeitvorgaben für die Personaleinsatzplanung definiert.
Während der Prozessaufnahmen werden Verbesserungspotenziale in den Prozessen erarbeitet. In Gesprächen mit den MitarbeiterInnen werden diese weiter vertieft. Dabei werden Prozesshemmer deutlich und Verbesserungsansätze diskutiert.
Das Ergebnis dieser Prozessanalyse ist Grundlage zur Definition von Soll-Prozessen. Das Einsparpotenzial wird berechnet und es werden Maßnahmen definiert, die zur Erreichung der Einsparungen erforderlich sind. Die Maßnahmen werden priorisiert (Quick Wins, Maßnahmen in den kommenden 12 Monaten, langfristige Maßnahmen) und in einem Projektplan zeitlich eingeordnet.
Für jede Maßnahme werden qualitative und quantitative Effekte definiert und den erforderlichen Kosten und Investitionen zur Umsetzung der Maßnahme gegenübergestellt. Dadurch ergibt sich die Wirtschaftlichkeit jeder einzelnen Maßnahme.
Projektliefergegenstände
In einer Prozesszeiten-Tabelle sind alle Zeitaufnahmen erfasst, die Bezugsgrößen definiert und der Zeitwert je Tätigkeit für die Personaleinsatzplanung errechnet.
Die Interview-Analyse zeigt auf, welche Schwachstellen und Verbesserungspotenziale die Mitarbeiter in den Prozessen, der Organisation und der eingesetzten Technik sehen.
Prozess-Steckbriefe stellen sowohl die Schwachstellen der Prozesse und den definierten Lösungsansatz als auch den Nutzen und die entstehenden Kosten dar und enthalten die Priorisierung der einzelnen Maßnahmen.
Die Maßnahmen werden abschließend in der Projekt-Roadmap zeitlich verankert.
Aufgaben Uwe Quiede
- Durchführung von Zeitaufnahmen und Interviews
- Erfassung der Aufnahmen und Berechnung der Zeitwerte
- Analyse der Interviews
- Ermittlung von Potenzial und Aufwand je Maßnahme
- Erstellung der Steckbriefe und der Roadmap
- Vorstellung der Ergebnisse