© Uwe Quiede
Aufgabenstellung
Ein Modehändler hat mit ausgewähltem Store Managern eine Reihe von Schwachpunkten in den Store-Prozessen erarbeitet. So klagten die Mitarbeiter z.B. über aufwendige Prozesse mit hohem, manuellem Aufwand bei der Vereinnahmung von Sendungen und der Zusammenstellung von Allokationsaufträgen. Darüber hinaus wurde ersichtlich, dass die MitarbeiterInnen auf der Fläche einen hohen Anteil von Leerlaufzeiten ohne Kundenkontakt haben, und dass aufgrund zentralseitig vergebener Arbeitsaufträge häufig eine kurzfristige Änderung der Personaleinsatzplanung vorgenommen werden muss. Weiterhin fehlt dem Management in der Zentrale die Kenntnis, ob die MitarbeiterInnen in ausreichendem Maße zur Kundenberatung zur Verfügung stehen.
Um ein klares Bild zu erhalten, wie die Mitarbeiter in den Stores ihre Zeit nutzen, sollen im Rahmen einer Studie die Anteile der unterschiedlichen Tätigkeiten ermittelt und Maßnahmen zur Optimierung der Prozesse erarbeitet werden.
Vorgehen im Projekt
Eine Multimoment-Aufnahme bringt Klarheit darüber, wie die MitarbeiterInnen ihre Arbeitszeit nutzen, und wie hoch die Anteile einzelner Tätigkeitbereiche (z.B. Kundenberatung, logistische Aufgaben, VM-Aktivitäten und administrative Aufgaben) sind. Dazu werden zu definierten Zeitpunkten im Tagesverlauf über eine gesamte Woche die ausgeübten Tätigkeiten jedes anwesenden Mitarbeiters aufgenommen.
Mitarbeiter- und Store Management-Interviews bestätigen im besten Fall die Erkenntnisse aus der Aufnahme und geben weitere Hintergründe zur Ausübung der Prozesse.
Prozessbeobachtungen während der Tätigkeitsaufnahmen gewähren Einblicke in Schwachstellen und Verbesserungspotenziale der Prozesse.
Projektliefergegenstände
Die Auswertung der Aufnahme zeigt auf, mit welchen Tätigkeiten die MitarbeiterInnen an den einzelnen Tagen und zu unterschiedlichen Tageszeiten beschäftigt sind, und wie ihre Besetzung im Tages- und Wochenverlauf auf der Verkaufsfläche ist. Auf Basis dieser Analyse, den Prozessbeobachtungen und den Interviews werden Maßnahmen zur Prozessoptimierung und einer effizienteren Personaleinsatzplanung abgeleitet und deren Potenzial abgeschätzt. Daraus entsteht ein Katalog kurzfristig und mittelfristig umzusetzender Maßnahmen.
Alle Ergebnisse werden in einer Präsentation zusammengefasst und vorgestellt.
Aufgaben Uwe Quiede
- Vorbereitung der Aufnahme- und Interview-Unterlagen
- Kick-off für Filialmitarbeiter & Projektleitung des Händlers
- Festlegung der Tätigkeitsstruktur, Aufnahmepunkte und Aufnahmezeiten
- Bereitstellung der Aufnahmebögen und des Auswertungstools
- Durchführung von Multimoment-Aufnahme, Interviews und Prozessaufnahmen
- Aufbereitung und Analyse der Ergebnisse
- Vorstellung der Ergebnisse
- Bewertung von Maßnahmen zur Realisierung des Einsparpotenzials
- Aussprechen einer Empfehlung für Folgemaßnahmen