Aufgabenstellung
Ein Modehändler möchte eine neue Technologie zur Optimierung der Filialprozesse einführen. Jedoch fehlen ihm Ressourcen und methodisches Werkzeug, um das Projekt zu betreuen. Ein externer Berater soll daher das Projekt erfolgreich managen.
Vorgehen im Projekt
Zur Abwicklung des Projekts wird ein externer Berater beauftragt. Er übernimmt das gesamte Management des Projekts und trägt dafür Sorge, dass das Projekt in-time, in-quality und in-budget durchgeführt wird. Hierzu bringt er alle Tools mit, die zur Steuerung und erfolgreichen Durchführung des Projektes erforderlich sind.
Als interne Projektleitung wird eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter aus den Reihen des Händlers definiert. Er dient als zentraler Ansprechpartner für den externen Projektleiter. In regelmäßig stattfindenden Meetings sprechen sich beide Projektleiter über den weiteren Projektablauf ab.
Projektliefergegenstände
Nach der Beschreibung des erwarteten Projektendprodukts wird ein Projektauftrag erstellt und vom Projektsponsor freigegeben. Es werden alle erforderlichen Projektsteuerungs- und -Controlling-Dokumente erstellt, wie z.B. Offene-Punkte- und ToDo-Listen, Entscheidungs- und Risikoregister. Die Projektorganisation wird definiert und jedem Projektmitglied wird eine Rolle im Projekt zugewiesen.
Es werden sowohl eine Projekt– als auch eine Phasenplanung durchgeführt. In dieser werden alle Aufgaben, erforderlichen Ressourcen und Termine geplant, sodass das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann. Dadurch weiß jedes Teammitglied welche Aufgaben es zu erledigen hat, und wann dies erfolgen soll.
Während der Projektes verfolgt der externe Projektleiter die pünktliche Lieferung der einzelnen Liefergegenstände und stellt die Qualität der Lieferergebnisse sicher. Ändern sich Rahmenbedingungen, dass der Projekterfolg nicht mehr sichergestellt ist, informiert der externe Projektleiter den Lenkungsausschuss und sorgt dafür, dass eine Entscheidung getroffen werden kann, die den Projekterfolg wieder gewährleistet.
Lenkungsausschuss-Präsentationen informieren das Gremium regelmäßig über den Projektfortschritt. Kritische Punkte werden besprochen, offene Punkte werden dem Lenkungsausschuss zur Entscheidung vorgelegt.
Aufgaben Uwe Quiede
- Verfassen des Projektauftrages
- Erstellen und Pflege aller Listen und Register
- Projektplanung, Phasenplanung
- Erstellung und Überprüfung des Business Case im gesamte Projektverlauf
- Projektcontrolling, Budget-Überwachung
- Überwachung der Leistungserbringung
- Eskalationsmanagement
- Planung und Moderation von Projektstatus-Meetings
- Vorbereitung und Moderation von Lenkungsausschuss-Meetings